SARS-belastingfaktuurvereistes vir Restaurante | SA-gids

As jy ‘n restaurant in Suid-Afrika bestuur, is SARS-belastingfaktuurvereistes nie opsioneel nie. Die Suid-Afrikaanse Inkomstediens verwag dat elke VAT-geregistreerde besigheid, insluitend restaurante, behoorlike belastingfakture uitreik en rekords hou wat ‘n oudit kan weerstaan. Met e-fakturering-regulasies op die horison en intydse VAT-rapportering wat kom, bespaar dit jou nou kopseer, boetes en haastige geskarrel later om jou SARS-fakturering vir restaurante reg te kry.

Hierdie gids dek alles wat jy moet weet oor SARS-belastingfaktuurvereistes vir restaurante: wanneer jy vir VAT moet registreer, wat op ‘n belastingfaktuur moet verskyn, die verskil tussen vol en verkorte fakture, hoe digitale kwitansies (SMS, e-pos, WhatsApp) inpas, en wat verander met e-fakturering en intydse rapportering. Ons verduidelik ook rekordhou-reëls en hoe ‘n POS-stelsel soos Tafela jou voldoenend kan hou sonder die admin-las.

VAT-registrasie: Het Jou Restaurant Dit Nodig?

Voordat jy oor faktuur-uitleg bekommer, moet jy weet of jy verplig is om VAT te hef.

Verpligende VAT-registrasie

Jy moet vir VAT registreer as jou belasbare omset (van die verkoop van kos, drank en ander belasbare lewerings) R2,3 miljoen in enige opeenvolgende 12-maand tydperk oorskry het, of as jy redelik verwag dat dit in die volgende 12 maande sal oorskry. Hierdie drempel het van R1 miljoen af gestyg met ingang 1 April 2026, aangekondig in die 2026-Begrotingsrede, so as jy dit laas voor middel-2026 nagegaan het, werk jy met ‘n verouderde syfer. Sodra jy die drempel oorskry, het jy 21 besigheidsdae vanaf die einde van die maand waarin dit gebeur het om aansoek vir VAT-registrasie te doen. Restaurante wat vinnig gegroei het, of wat ‘n mengsel van sit-in, wegneemetes en spyseniering doen, kan dit steeds vinniger tref as wat hulle verwag, selfs teen die hoër drempel.

Vrywillige registrasie onder die drempel

Die vrywillige registrasiedrempel het ook in dieselfde Begroting gestyg, van R50 000 na R120 000 per jaar, met ingang 1 April 2026. Onder die verpligte drempel maar bo R120 000 in belasbare lewerings, kan jy steeds vrywillig vir VAT registreer, byvoorbeeld om inset-VAT op toerusting en voorrade te eis, of omdat korporatiewe kliënte ‘n VAT-nommer verwag. Vrywillige registrasie kom met dieselfde verpligtinge: reik belastingfakture uit, dien VAT-opgawes in en hou behoorlike rekords.

Gevolge van nie registreer wanneer jy moet nie

As jy verplig is om te registreer en dit nie doen nie, kan SARS jou retrospektief registreer en VAT op vorige omset eis, boetes en rente hef, en jou as nie-voldoenend beskou. As jy onseker is, praat met ‘n belastingpraktisyn of gebruik SARS se VAT-registrasieriglyne. Om dit reg te kry, is die fondament vir restaurant-VAT-fakturering in Suid-Afrika.

Wat op ‘n Belastingfaktuur Moet Verskyn

SARS spesifiseer presies wat op ‘n geldige belastingfaktuur moet wees. Ontbrekende elemente kan beteken die dokument word nie aanvaar nie, wat jou kliënt se vermoë om inset-VAT te eis en jou oudit-spoor beïnvloed.

Vol belastingfaktuur-vereistes

‘n Vol belastingfaktuur moet insluit:

Die woorde “Tax Invoice”, duidelik vermeld.
Naam, adres en VAT-registrasienommer van die verskaffer (jou restaurant).
Naam, adres en (as die kliënt ‘n VAT-verskaffer is) die kliënt se VAT-nommer.
Faktuurnommer, uniek en opeenvolgend, of ‘n unieke identifiseerder wat nagespoor kan word.
Datum waarop die faktuur uitgereik word.
Beskrywing van die goedere of dienste, genoeg detail om te identifiseer wat gelewer is.
Hoeveelheid of volume van goedere of dienste.
Waarde van die lewering (VAT uitgesluit), die belasbare bedrag.
VAT-koers (bv. 15%) en die VAT-bedrag.
Totale bedrag betaalbaar (VAT ingesluit), of ‘n duidelike verklaring dat die bedrag VAT insluit.

SARS kan geringe variasies in uitleg aanvaar, maar al die bogenoemde moet teenwoordig en verifieerbaar wees. Vir ‘n volledige uiteensetting, sien die SARS VAT 404-gids.

Verkorte belastingfaktuur (onder R5 000)

Vir ‘n enkele lewering van R5 000 of minder (VAT ingesluit), mag jy ‘n verkorte belastingfaktuur uitreik. Dit moet insluit: “Tax Invoice” (of “Abridged Tax Invoice”); jou naam, adres en VAT-registrasienommer; faktuurnommer; datum; beskrywing; en totale bedrag betaalbaar plus óf die VAT-bedrag, óf ‘n verklaring dat die bedrag VAT teen 15% insluit, óf ‘n duidelike aanduiding dat VAT ingesluit is. Jy hoef nie die kliënt se naam en adres of ‘n aparte “waarde uitgesluit VAT”-lyn te wys nie, wat verkorte fakture goed geskik maak vir kassastrokies en vinnige-diens verkope.

Waarom dit vir restaurante saak maak

Die meeste sit-eet-rekeninge is onder R5 000, so ‘n verkorte belastingfaktuur is gewoonlik genoeg vir daaglikse verkope. Vir spyseniering, funksies of korporatiewe rekeninge sal jy tipies ‘n vol belastingfaktuur nodig hê sodat die kliënt inset-VAT kan eis. Die volgende afdeling dek wanneer om elkeen te gebruik.

Vol vs Verkorte Belastingfakture vir Restaurante

Die regte faktuurtipe kies hou jou voldoenend en jou kliënte (en hul rekenmeesters) tevrede.

Wanneer om ‘n verkorte belastingfaktuur te gebruik

Gebruik ‘n verkorte belastingfaktuur wanneer:

Die totale waarde van die lewering R5 000 of minder is (VAT ingesluit).
Jy ‘n kassastrokie of kwitansie by die verkooppunt uitreik, bv. ‘n tafelrekening, wegneembestelling, of koffie en gebak.

Voorbeelde: ‘n Paartjie se aandete-rekening van R850, ‘n wegneembestelling van R320, of ‘n tafelrekening van R4 200 val almal onder R5 000, gebruik ‘n verkorte belastingfaktuur (bv. ‘n kassastrokie met “Tax Invoice”, jou besonderhede, VAT-nommer, datum, beskrywing, totaal VAT ingesluit). Baie restaurante gebruik hul POS om outomaties ‘n verkorte belastingfaktuur vir elke verkoop te druk of e-pos; dit is vinnig, voldoenend, en vermy handmatige papierwerk.

Wanneer om ‘n vol belastingfaktuur te gebruik

Gebruik ‘n vol belastingfaktuur wanneer:

Die totale waarde van die lewering R5 000 oorskry (VAT ingesluit), of
Die kliënt (dikwels ‘n besigheid) ‘n vol belastingfaktuur versoek sodat hulle inset-VAT kan eis en aan hul oudit-vereistes kan voldoen.

Voorbeelde: Spyseniering vir R45 000, ‘n troue-funksie teen R85 000, of ‘n korporatiewe rekening wat R12 000 per maand faktureer, vereis almal ‘n vol belastingfaktuur met kliëntbesonderhede, lynitems, waarde uitgesluit VAT, VAT-bedrag en totaal. Selfs al is ‘n enkele tafel se rekening onder R5 000, kan ‘n korporatiewe kliënt steeds ‘n vol faktuur vra; jy mag vir enige bedrag ‘n vol faktuur uitreik, en het slegs die opsie om verkort te gebruik wanneer die totaal R5 000 of minder is.

Opsommingstabel

Scenario	Faktuurtipe	Rede
Tafelrekening R2 500	Verkort	Onder R5 000
Wegneembestelling R180	Verkort	Onder R5 000
Spyseniering R18 000	Vol	Oor R5 000
Korporatiewe rekeningfaktuur R8 000	Vol	Oor R5 000; kliënt het vol besonderhede nodig
Enkel tafel R4 800, kliënt vra vol faktuur	Vol	Jy mag altyd vol uitreik indien versoek

Om dit reg te kry, staan langs ander bedryfsnoodsaaklikhede in Suid-Afrika, soos gesondheid en veiligheid en beplanning vir beurtkrag en jou restaurant aan die gang hou.

Digitale Fakturering: Kwitansies, E-fakturering en Wat Kom

Kliënte verwag al hoe meer kwitansies per SMS, e-pos of WhatsApp in plaas van, of bykomend tot, papier. SARS aanvaar elektroniese belastingfakture as hulle aan dieselfde inhoudsvereistes as papier voldoen en vir die vereiste tydperk gestoor en opvraagbaar is.

SARS se standpunt oor elektroniese fakture

SARS laat toe dat belastingfakture elektronies uitgereik en gestoor word; daar is geen reël dat hulle gedruk moet word nie. Die inhoud moet vol- of verkorte vereistes bevredig; die formaat (PDF, e-pos, SMS, WhatsApp) moet daardie inhoud bevat of daarna skakel sodat die ontvanger dit kan hou en produseer; en jy moet ‘n kopie of oudit-spoor hou wat vir minstens 5 jaar reproduseerbaar is (sien rekordhou hieronder).

Vereistes vir digitale aflewering

E-pos: ‘n PDF-belastingfaktuur aangeheg by ‘n e-pos word wyd aanvaar as dit alle vereiste velde bevat. ‘n Skakel na ‘n veilige portaal waar die kliënt die faktuur kan bekyk en aflaai, is ook aanvaarbaar.
SMS: Die boodskap moet die sleutelbesonderhede insluit (verskaffernaam, VAT-nommer, datum, beskrywing, totaal en VAT-verklaring) of ‘n skakel na die vol of verkorte belastingfaktuur.
WhatsApp: Die boodskap kan die faktuur as ‘n dokument (bv. PDF) of ‘n skakel daarna bevat; die dokument moet aan SARS se inhoudsvereistes voldoen.

In alle gevalle moet die ontvanger die faktuur kan behou (bv. die PDF stoor of ‘n skermskoot neem). Om ‘n digitale kwitansie te stuur wat verdwyn of nie gestoor kan word nie, mag nie SARS of jou kliënt se ouditeur bevredig nie.

Bewaringsvereistes vir digitale fakture

Jy moet jou eie kopie van elke belastingfaktuur wat jy uitreik (en ontvang) vir minstens vyf jaar vanaf die datum van die faktuur hou. Elektroniese berging is goed solank dit veilig, leesbaar en reproduseerbaar is. Sien die rekordhou-afdeling hieronder vir meer detail. ‘n POS wat SARS-voldoenende fakture genereer en per e-pos, SMS of WhatsApp stuur terwyl ‘n kopie in die wolk gestoor word, verminder die risiko van verlore strokies en nie-voldoening.

E-fakturering en Intydse Rapportering: Wat Kom

E-fakturering is nog nie verpligtend in Suid-Afrika nie, maar die rigting is duidelik. Beplan nou en die oorgang sal makliker wees.

Huidige posisie: elektroniese fakture mag magtiging vereis

Vandag mag elektroniese fakture in ‘n gestruktureerde elektroniese formaat voorafgaande magtiging van SARS of Nasionale Tesourie vereis. PDF’s wat per e-pos gestuur word, word oor die algemeen behandel as ‘n digitale weergawe van ‘n tradisionele faktuur. Die komende verandering is gestruktureerde e-fakturering en intydse rapportering, faktuurdata in ‘n standaardformaat wat stelsels kan lees en wat SARS binne ‘n tydlyn kan ontvang.

Tydlyn: 2026–2028

Gefaseerde uitrol begin in 2026–2027 met groot belastingbetalers; verpligte e-fakturering word teen 2028 geteiken, met kleiner besighede (insluitend baie restaurante) volgens die gefaseerde plan ingebring. Dus: wanneer word e-fakturering vir restaurante verpligtend? Nog nie, maar vanaf 2026 rol die stelsel uit, met verpligte deelname vir ‘n breër groep besighede beoog vir sowat 2028. Hou SARS- en Nasionale Tesourie-aankondigings dop vir presiese datums en drempels.

Vyf-Hoek-Model en intydse VAT-rapportering

Suid-Afrika beweeg na ‘n Vyf-Hoek-Model vir e-fakturering: kopers en verkopers wissel faktuurdata uit deur geakkrediteerde toegangspunte, met SARS in die vloei vir validering en intydse rapportering. Vir restaurante sal jou POS of rekeningkundige sagteware waarskynlik moet koppel aan ‘n geakkrediteerde diens wat e-fakture in die vereiste formaat kan stuur en ontvang. Om ‘n POS te kies wat met voldoening in gedagte gebou is, sal jou in ‘n beter posisie plaas wanneer die mandaat geld.

SARS beweeg ook na intydse VAT-rapportering, wat SARS byna-intydse sig op transaksies gee eerder as slegs periodieke opgawes. SARS se eie Besprekingsdokument oor VAT-modernisering bevestig die gefaseerde vorm hiervan: digitale oordrag van VAT-data is gemik op “byna intyds,” met ‘n begin van daaglikse oordragte, wat dan verminder na ses-uurlikse oordragte, en uiteindelik uurlikse oordragte, afhangende van elke handelaar se rekeningkundige-stelselvermoë en SARS se eie uitrolprioriteite. Jou stelsels sal verkope en VAT korrek by die verkooppunt moet vaslê en daardie data vinnig kan indien. ‘n POS wat reeds korrekte belastingfakture genereer en gestruktureerde verkoopsdata hou, sal makliker wees om te koppel wanneer die tyd kom.

Wat restaurante nou moet doen

Kry huidige fakturering reg, vol en verkorte belastingfakture, korrekte VAT, en behoorlike rekordhou.
Gebruik ‘n POS wat SARS-voldoenende fakture genereer en data op ‘n gestruktureerde manier stoor (bv. in die wolk met duidelike oudit-spore).
Hou SARS- en Nasionale Tesourie-opdaterings dop oor e-fakturering-fases en verpligte datums vir jou segment.
Vra jou sagtewareverskaffer hoe hulle beplan om e-fakturering en intydse VAT-rapportering te ondersteun.

Rekordhou-vereistes

SARS gee nie net om oor wat jy die kliënt gee nie, hulle gee om oor wat jy hou.

5–7 jaar argiefvereiste

Jy moet rekords van jou besigheidstransaksies, insluitend belastingfakture (sowel uitgereik as ontvang), vir minstens vyf jaar vanaf die datum van die laaste inskrywing in die relevante rekord hou. In die praktyk beveel baie adviseurs aan om belastingfakture en VAT-rekords vir vyf tot sewe jaar te hou om veilig te wees, veral waar oudits of geskille later kan opduik. Hierdie rekords kan in elektroniese vorm (bv. PDF’s, databasis-uittreksels) gehou word solank hulle:

Volledig is, geen gapings of ontbrekende fakture nie.
Leesbaar en reproduseerbaar is, jy kan hulle produseer as SARS vra.
Veilig is, beskerm teen ongemagtigde wysiging en teen verlies (bv. rugsteune).

Wat om te hou

Rekordtipe	Wat om te behou
Belastingfakture wat jy uitreik	Elke vol en verkorte faktuur (gedruk of digitaal); ‘n kopie van wat die kliënt ontvang het, of dieselfde data in jou stelsel.
Belastingfakture wat jy ontvang	Van verskaffers (voorraad, toerusting, dienste) om inset-VAT-eise te ondersteun.
VAT-opgawes	Opgawes en werkdokumente.
Ondersteunende rekords	Kassarolle, daaglikse verkoopsopsommings, bankstate, enigiets wat fakture aan werklike verkope en VAT koppel.

Boetes vir nie-voldoening

Om rekords nie te hou of nie te produseer wanneer SARS dit versoek nie, kan lei tot administratiewe boetes kragtens die Wet op Belastingadministrasie, aanslae gebaseer op SARS se beste oordeel (wat vir jou minder gunstig kan wees), of kriminele vervolging in ernstige gevalle. Om rekords in die wolk te hou met outomatiese rugsteun en ‘n duidelike oudit-spoor verminder die risiko van verlore strokies en nie-voldoening.

Algemene Vrae

Moet restaurante vir elke verkoop belastingfakture uitreik?

As jy VAT-geregistreer is, moet jy ‘n behoorlike belastingfaktuur (vol of verkort) vir belasbare lewerings uitreik. Vir die meeste restaurantverkope beteken dit elke verkoop waar VAT van toepassing is: verkort vir R5 000 of minder, vol vir oor R5 000 of wanneer die kliënt dit nodig het. Daar is geen vrystelling vir “klein” kontantverkope nie; as jy ‘n VAT-verskaffer is, is die verkoop belasbaar en moet dit korrek gefaktureer word.

Wat is die verskil tussen ‘n vol en verkorte belastingfaktuur?

‘n Vol belastingfaktuur sluit verskaffer- en kliëntbesonderhede, VAT-nommers, faktuurnommer, datum, beskrywing, hoeveelheid, waarde uitgesluit VAT, VAT-koers en -bedrag, en totaal in; dit word vereis vir lewerings oor R5 000 en wanneer die kliënt dit nodig het. ‘n Verkorte belastingfaktuur geld vir lewerings van R5 000 of minder, laat die kliënt se naam/adres en ‘n aparte “waarde uitgesluit VAT”-lyn weg, en moet steeds “Tax Invoice”, jou besonderhede en VAT-nommer, datum, beskrywing, totaal, en ‘n duidelike VAT-verklaring wys.

Wanneer word e-fakturering vir restaurante verpligtend?

E-fakturering is nog nie verpligtend vir alle besighede nie. Die gefaseerde uitrol begin in 2026–2027 met groot belastingbetalers; verpligte e-fakturering word teen 2028 geteiken, met kleiner besighede (insluitend baie restaurante) volgens die gefaseerde plan ingebring. Kry jou huidige fakturering en rekordhou nou reg en kies ‘n POS wat kan aanpas wanneer die mandaat geld.

Hoe lank moet ek belastingfakture hou?

Hou rekords, insluitend belastingfakture wat jy uitreik en ontvang, vir minstens vyf jaar (baie praktisyns beveel vyf tot sewe jaar aan). Dit kan elektronies (bv. PDF’s, wolkberging) gehou word solank dit volledig, leesbaar, reproduseerbaar en veilig is.

Kan ek belastingfakture per WhatsApp of SMS stuur?

Ja. SARS aanvaar elektroniese belastingfakture wat per e-pos, SMS of WhatsApp afgelewer word. Die faktuur moet alle vereiste inhoud (vol of verkort) bevat en die ontvanger moet dit kan behou. Jy moet ook jou eie kopie vir minstens vyf jaar hou.

Slot

SARS-belastingfaktuurvereistes vir restaurante kom hierop neer: registreer vir VAT wanneer jy moet, reik vol of verkorte belastingfakture uit wat alles bevat wat SARS vereis, lewer dit op papier of digitaal op ‘n manier waarop kliënte dit kan hou, en stoor jou eie kopieë vir minstens vyf jaar. Met e-fakturering en intydse VAT-rapportering wat vanaf 2026 uitrol na ‘n 2028-mandaat, plaas dit om jou fakturering en rekordhou nou reg te kry, jou in ‘n sterk posisie. As jy jou stelsels opstel of opgradeer, lees ons beste vergelyking van restaurant-POS-stelsels vir Suid-Afrika en hoe om ‘n restaurant in Suid-Afrika te begin vir meer konteks.

Om ‘n POS te gebruik wat vir Suid-Afrikaanse voldoening gebou is, met outomatiese belastingberekening, voldoenende vol en verkorte fakture, digitale kwitansie-aflewering, en wolkgebaseerde rekordhou, verminder foute en administrasie en hou jou gereed vir wat volgende kom. Bly van dag een af SARS-voldoenend: sien hoe Tafela belastingfakture en rekordhou hanteer.