SARS-belastingfaktuurvereistes vir restaurante | SA-gids

As jy ‘n restaurant in Suid-Afrika bestuur, is SARS-belastingfaktuurvereistes nie opsioneel nie. Die Suid-Afrikaanse Inkomstediens verwag dat elke VAT-geregistreerde besigheid — insluitend restaurante — behoorlike belastingfakture uitreik en rekords hou wat ‘n oudit kan weerstaan. Met e-fakturering-regulasies op die horison en intydse VAT-rapportering wat kom, bespaar die regkry van jou SARS-fakturering vir restaurante nou kopseer, boetes en last-minute geskarrel later.

Hierdie gids dek alles wat jy moet weet oor SARS-belastingfaktuurvereistes vir restaurante: wanneer jy vir VAT moet registreer, wat op ‘n belastingfaktuur moet verskyn, die verskil tussen vol en verkorte fakture, hoe digitale kwitansies (SMS, e-pos, WhatsApp) inpas, en wat verander met e-fakturering en intydse rapportering. Ons verduidelik ook rekordhou-reëls en hoe ‘n POS-stelsel soos Tafela jou voldoenend kan hou sonder die admin-las.

VAT-registrasie: Het Jou Restaurant Dit Nodig?

Voordat jy oor faktuur-uitleg bekommer, moet jy weet of jy verplig is om VAT te hef.

Verpligende VAT-registrasie

Jy moet vir VAT registreer as jou belasbare omset (van die verkoop van kos, drank en ander belasbare lewerings) R1 miljoen in enige opeenvolgende 12-maand tydperk oorskry het, of as jy redelik verwag dit sal in die volgende 12 maande R1 miljoen oorskry. Sodra jy daardie drempel oorskry, het jy 21 dae vanaf die einde van die maand waarin dit gebeur het om aansoek vir VAT-registrasie te doen. Restaurante wat vinnig gegroei het — of wat ‘n mengsel van sit-in, wegneem en spyseniering doen — tref dit dikwels vroeër as wat hulle verwag.

Vrywillige registrasie onder die drempel

As jou omset onder R1 miljoen is, kan jy steeds vrywillig vir VAT registreer — byvoorbeeld om inset-VAT op toerusting en voorrade te eis, of omdat korporatiewe kliënte ‘n VAT-nommer verwag. Vrywillige registrasie kom met dieselfde verpligtinge: reik belastingfakture uit, dien VAT-opgawes in en hou behoorlike rekords.

Gevolge van nie registreer wanneer jy moet nie

As jy verplig is om te registreer en nie doen nie, kan SARS jou retrospektief registreer en VAT op vorige omset eis, boetes en rente hef en jou as nie-voldoenend behandel. By twyfel, praat met ‘n belastingpraktisyn of gebruik SARS se VAT-registrasieriglyne. Om dit reg te kry is die fondament vir restaurant VAT-fakturering in Suid-Afrika.

Wat op ‘n Belastingfaktuur Moet Verskyn

SARS spesifiseer presies wat op ‘n geldige belastingfaktuur moet wees. Ontbrekende elemente kan beteken die dokument word nie aanvaar nie, wat jou kliënt se vermoë om inset-VAT te eis en jou oudit-spoor beïnvloed.

Vol belastingfaktuur-vereistes

‘n Vol belastingfaktuur moet insluit:

Die woorde “Tax Invoice” — duidelik vermeld.
Naam, adres en VAT-registrasienommer van die verskaffer (jou restaurant).
Naam, adres en (as die kliënt ‘n VAT-verskaffer is) die kliënt se VAT-nommer.
Faktuurnommer — uniek en opeenvolgend, of ‘n unieke identifiseerder wat nagespoor kan word.
Datum waarop die faktuur uitgereik word.
Beskrywing van die goedere of dienste — genoeg detail om te identifiseer wat gelewer is.
Hoeveelheid of volume van goedere of dienste.
Waarde van die lewering (VAT uitgesluit) — die belasbare bedrag.
VAT-koers (bv. 15%) en die VAT-bedrag.
Totale bedrag betaalbaar (VAT ingesluit), of ‘n duidelike verklaring dat die bedrag VAT insluit.

SARS kan geringe variasies in uitleg aanvaar, maar al die bogenoemde moet teenwoordig en verifieerbaar wees. Vir ‘n volledige uiteensetting, sien die SARS VAT 404-gids.

Verkorte belastingfaktuur (onder R5 000)

Vir ‘n enkele lewering van R5 000 of minder (VAT ingesluit), mag jy ‘n verkorte belastingfaktuur uitreik. Dit moet insluit: “Tax Invoice” (of “Abridged Tax Invoice”); jou naam, adres en VAT-registrasienommer; faktuurnommer; datum; beskrywing; en totale bedrag betaalbaar plus óf die VAT-bedrag, óf ‘n verklaring dat die bedrag VAT teen 15% insluit, óf ‘n duidelike aanduiding dat VAT ingesluit is. Jy hoef nie die kliënt se naam en adres of ‘n aparte “waarde VAT uitgesluit”-lyn te wys nie — wat verkorte fakture geskik maak vir kassastrokies en vinnige-diens verkope.

Waarom dit vir restaurante saak maak

Die meeste sit-down rekeninge is onder R5 000, so ‘n verkorte belastingfaktuur is gewoonlik genoeg vir daaglikse verkope. Vir spyseniering, funksies of korporatiewe rekeninge sal jy tipies ‘n vol belastingfaktuur nodig hê sodat die kliënt inset-VAT kan eis. Die volgende afdeling dek wanneer om elkeen te gebruik.

Vol vs Verkorte Belastingfakture vir Restaurante

Die regte faktuurtipe kies hou jou voldoenend en jou kliënte (en hul rekenmeesters) gelukkig.

Wanneer om ‘n verkorte belastingfaktuur te gebruik

Gebruik ‘n verkorte belastingfaktuur wanneer:

Die totale waarde van die lewering R5 000 of minder is (VAT ingesluit).
Jy ‘n kassastrokie of kwitansie by die verkooppunt uitreik — bv. ‘n tafelrekening, wegneembestelling of koffie en gebak.

Voorbeelde: ‘n Paar se aandete-rekening van R850, wegneem van R320 of tafelrekening van R4 200 val almal onder R5 000 — gebruik ‘n verkorte belastingfaktuur (bv. kassastrokie met “Tax Invoice”, jou besonderhede, VAT-nommer, datum, beskrywing, totaal VAT ingesluit). Baie restaurante gebruik hul POS om outomaties vir elke verkoop ‘n verkorte belastingfaktuur te druk of e-pos; dit is vinnig, voldoenend en vermy handmatige papierwerk.

Wanneer om ‘n vol belastingfaktuur te gebruik

Gebruik ‘n vol belastingfaktuur wanneer:

Die totale waarde van die lewering R5 000 oorskry (VAT ingesluit), of
Die kliënt (dikwels ‘n besigheid) ‘n vol belastingfaktuur versoek sodat hulle inset-VAT kan eis en aan hul oudit-vereistes kan voldoen.

Voorbeelde: Spyseniering vir R45 000, ‘n troue-funksie op R85 000 of korporatiewe rekening wat R12 000 per maand faktureer, vereis almal ‘n vol belastingfaktuur met kliëntbesonderhede, lyn-items, waarde VAT uitgesluit, VAT-bedrag en totaal. Selfs as ‘n enkele tafel se rekening onder R5 000 is, kan ‘n korporatiewe kliënt ‘n vol faktuur vra; jy mag vir enige bedrag ‘n vol faktuur uitreik, en het net die opsie om verkort te gebruik wanneer die totaal R5 000 of minder is.

Opsommingstabel

Scenario	Faktuurtipe	Rede
Tafelrekening R2 500	Verkort	Onder R5 000
Wegneem R180	Verkort	Onder R5 000
Spyseniering R18 000	Vol	Oor R5 000
Korporatiewe rekeningfaktuur R8 000	Vol	Oor R5 000; kliënt het vol besonderhede nodig
Enkel tafel R4 800, kliënt vra vol faktuur	Vol	Jy mag altyd vol uitreik as versoek

Om dit reg te kry, gaan saam met ander bedryfsnoodsaaklikhede in Suid-Afrika, soos gesondheid en veiligheid en beplanning vir beurtkrag en jou restaurant aan die gang hou.

Digitale Fakturering: Kwitansies, E-fakturering en Wat Kom

Kliënte verwag al hoe meer kwitansies per SMS, e-pos of WhatsApp in plaas van of bykomend tot papier. SARS aanvaar elektroniese belastingfakture as hulle aan dieselfde inhoudsvereistes as papier voldoen en vir die vereiste tydperk gestoor en opvraagbaar is.

SARS se standpunt oor elektroniese fakture

SARS laat toe dat belastingfakture elektronies uitgereik en gestoor word; daar is geen reël dat hulle gedruk moet word nie. Die inhoud moet vol- of verkorte vereistes bevredig; die formaat (PDF, e-pos, SMS, WhatsApp) moet daardie inhoud bevat of daarna skakel sodat die ontvanger dit kan hou en produseer; en jy moet ‘n kopie of oudit-spoor reproduceerbaar vir minstens 5 jaar hou (sien rekordhou hieronder).

Vereistes vir digitale aflewering

E-pos: ‘n PDF-belastingfaktuur aangeheg by ‘n e-pos word wyd aanvaar as dit alle vereiste velde bevat. ‘n Skakel na ‘n veilige portaal waar die kliënt die faktuur kan sien en aflaai, is ook aanvaarbaar.
SMS: Die boodskap moet die sleutelbesonderhede insluit (verskaffer naam, VAT-nommer, datum, beskrywing, totaal en VAT-verklaring) of ‘n skakel na die vol of verkorte belastingfaktuur.
WhatsApp: Die boodskap kan die faktuur as dokument (bv. PDF) of skakel daarna bevat; die dokument moet aan SARS-inhoudsvereistes voldoen.

In alle gevalle moet die ontvanger die faktuur kan behou (bv. PDF stoor of skermskoot neem). Om ‘n digitale kwitansie te stuur wat verdwyn of nie gestoor kan word nie, mag nie SARS of jou kliënt se ouditeur bevredig nie.

Bewaringvereistes vir digitale fakture

Jy moet jou eie kopie van elke belastingfaktuur wat jy uitreik (en ontvang) vir minstens vyf jaar vanaf die datum van die faktuur hou. Elektroniese berging is goed solank dit veilig, leesbaar en reproduceerbaar is. Sien die rekordhou-afdeling hieronder vir meer detail. ‘n POS wat SARS-voldoenende fakture genereer en per e-pos, SMS of WhatsApp stuur terwyl ‘n kopie in die wolk gestoor word, verminder die risiko van verlore strokies en nie-voldoening.

E-fakturering en intydse rapportering: Wat kom

E-fakturering is nog nie verpligtend in Suid-Afrika nie, maar die rigting is duidelik. Beplanning nou sal die oorgang vergemaklik.

Huidige posisie: elektroniese fakture mag magtiging vereis

Vandag mag elektroniese fakture in ‘n gestruktureerde elektroniese formaat vooraf magtiging van SARS of Nasionale Tesourie vereis. PDF’s per e-pos gestuur word gewoonlik as digitale weergawe van ‘n tradisionele faktuur behandel. Die komende verandering is gestruktureerde e-fakturering en intydse rapportering — faktuurdata in standaardformaat wat stelsels kan lees en SARS op ‘n tydlyn kan ontvang. Vir restaurante beteken dit dat elke belasbare lewering — van ‘n enkele koffie tot ‘n spysenieringsbestelling — deur stelsels moet vloei wat fakture in die voorgeskrewe formaat kan genereer en oordra. Jou kassa moet vandag SARS-voldoenende belastingfakture uitreik — korrekte uitleg, VAT-behandeling en oudit-spoor. Wanneer e-fakturering live gaan, sal stelsels wat vir voldoening gebou is die vereiste integrasie byvoeg eerder as van nuuts af aanpas. Restaurante wat dit tot 2028 uitstel, kan geskarrel in die gesig staar.

Tydlyn: 2026–2028

Gefaseerde uitrol begin in 2026–2027 met groot belastingbetalers; verpligtende e-fakturering word teen 2028 gemik, met kleiner besighede (insluitend baie restaurante) volgens die gefaseerde plan ingebring. Hou SARS- en Nasionale Tesourie-aankondigings dop vir presiese datums en drempels.

Wat restaurante nou moet doen

Kry huidige fakturering reg — vol- en verkorte belastingfakture, korrekte VAT en behoorlike rekordhou.
Gebruik ‘n POS wat SARS-voldoenende fakture genereer en data op ‘n gestruktureerde manier stoor (bv. wolk met duidelike oudit-spore).
Hou dop vir SARS- en Nasionale Tesourie-opdaterings oor e-fakturering-fases en verpligtende datums vir jou segment.
Vra jou sagtewareverskaffer hoe hulle beplan om e-fakturering en intydse VAT-rapportering te ondersteun.

Rekordhou-vereistes

SARS gee nie net om wat jy die kliënt gee nie — hulle gee om wat jy hou.

5–7 jaar argiefvereiste

Jy moet rekords van jou besigheidstransaksies, insluitend belastingfakture (sowel uitgereik as ontvang), vir minstens vyf jaar vanaf die datum van die laaste inskrywing in die relevante rekord hou. In die praktyk beveel baie adviseurs aan om belastingfakture en VAT-rekords vir vyf tot sewe jaar te hou om veilig te wees, veral waar oudits of geskille later kan opduik. Hierdie rekords kan in elektroniese vorm (bv. PDF’s, databasis-uitvoere) gehou word solank hulle:

Volledig is — geen gapings of ontbrekende fakture nie.
Leesbaar en reproduceerbaar is — jy kan hulle produseer as SARS vra.
Veilig is — beskerm teen ongemagtigde wysiging en teen verlies (bv. rugsteune).

Wat om te hou

Rekordtipe	Wat om te behou
Belastingfakture wat jy uitreik	Elke vol en verkorte faktuur (gedruk of digitaal); ‘n kopie van wat die kliënt ontvang het of dieselfde data in jou stelsel.
Belastingfakture wat jy ontvang	Van leveranciers (voorraad, toerusting, dienste) om inset-VAT-eise te ondersteun.
VAT-opgawes	Opgawes en werksdokumente.
Ondersteunende rekords	Kassarolle, daaglikse verkoop-opsommings, bankstate — enigiets wat fakture aan werklike verkope en VAT koppel.

Boetes vir nie-voldoening

Om rekords nie te hou of te produseer wanneer SARS dit versoek nie, kan lei tot administratiewe boetes kragtens die Belastingadministrasiewet, beramings gebaseer op SARS se beste oordeel (wat vir jou minder gunstig kan wees), of kriminele vervolging in ernstige gevalle. Om rekords in die wolk te hou met outomatiese rugsteun en duidelike oudit-spoor verminder die risiko van verlore strokies en nie-voldoening.

Algemene Vrae

Moet restaurante vir elke verkoop belastingfakture uitreik?

As jy VAT-geregistreer is, moet jy ‘n behoorlike belastingfaktuur (vol of verkort) vir belasbare lewerings uitreik. Vir die meeste restaurantverkope beteken dit elke verkoop waar VAT van toepassing is: verkort vir R5 000 of minder, vol vir oor R5 000 of wanneer die kliënt dit nodig het. Daar is geen vrystelling vir “klein” kontantverkope nie; as jy ‘n VAT-verskaffer is, is die verkoop belasbaar en moet korrek gefaktureer word.

Wat is die verskil tussen ‘n vol en verkorte belastingfaktuur?

‘n Vol belastingfaktuur sluit verskaffer- en kliëntbesonderhede, VAT-nommers, faktuurnommer, datum, beskrywing, hoeveelheid, waarde VAT uitgesluit, VAT-koers en bedrag en totaal in; dit is vereis vir lewerings oor R5 000 en wanneer die kliënt dit nodig het. ‘n Verkorte belastingfaktuur geld vir lewerings van R5 000 of minder, laat kliëntnaam/adres en ‘n aparte “waarde VAT uitgesluit”-lyn weg, en moet steeds “Tax Invoice”, jou besonderhede en VAT-nommer, datum, beskrywing, totaal en duidelike VAT-verklaring wys.

Wanneer sal e-fakturering vir restaurante verpligtend wees?

E-fakturering is nog nie verpligtend vir alle besighede nie. Die gefaseerde uitrol begin in 2026–2027 met groot belastingbetalers; verpligtende e-fakturering word teen 2028 gemik, met kleiner besighede (insluitend baie restaurante) volgens die gefaseerde plan ingebring. Kry huidige fakturering en rekordhou nou reg en kies ‘n POS wat kan aanpas wanneer die mandaat geld.

Hoe lank moet ek belastingfakture hou?

Hou rekords, insluitend belastingfakture wat jy uitreik en ontvang, vir minstens vyf jaar (baie praktisyns beveel vyf tot sewe jaar aan). Hulle kan elektronies (bv. PDF’s, wolkberging) gehou word solank hulle volledig, leesbaar, reproduceerbaar en veilig is.

Kan ek belastingfakture per WhatsApp of SMS stuur?

Ja. SARS aanvaar elektroniese belastingfakture afgelewer per e-pos, SMS of WhatsApp. Die faktuur moet alle vereiste inhoud (vol of verkort) bevat en die ontvanger moet dit kan behou. Jy moet ook jou eie kopie vir minstens vyf jaar hou.

Slot

SARS-belastingfaktuurvereistes vir restaurante kom neer op: registreer vir VAT wanneer jy moet, reik vol- of verkorte belastingfakture uit wat alles bevat wat SARS vereis, lewer hulle op papier of digitaal op ‘n manier waarop kliënte dit kan hou, en stoor jou eie kopieë vir minstens vyf jaar. Met e-fakturering en intydse VAT-rapportering wat vanaf 2026 uitrol na ‘n 2028-mandaat, plaas die regkry van jou fakturering en rekordhou jou nou in ‘n sterk posisie. As jy jou stelsels opstel of opgradeer, lees ons beste restaurant POS-stelsels-vergelyking vir Suid-Afrika en hoe om ‘n restaurant in Suid-Afrika te begin vir meer konteks.

Bly SARS-voldoenend van dag een: sien hoe Tafela belastingfakture en rekordhou hanteer.