POPIA kha Zwikolo: Zwine Muporofesa U Fanela U Zwi Tiva

Zwikolo zwa South Africa zwi vhulunga data nnzhi ya vhagudi na vhabebi—manomoro a ID, zwikovhe zwa vhurathi, maitele a thuto, ndivho ya mali—fhedzi vhaprofesa vhanzhi na SGB a zwi tivi zwine POPIA i khou toda kana u tambula mishumo ya R10 million. The Protection of Personal Information Act (POPIA) yo vha khou shuma nga maanda u bva nga 1 July 2021, na Information Regulator i koni u lwa mishumo khulwane kana hu sa tendelwi. U u tevhela POPIA kha zwikolo u sireletsa vhathu vhau na tshikolo tshau.

Ngudo iyi i talusa zwinwe zwi bva kha u vhulunga zwivhiwa zwa muthu kha tshikolo, zwivhili zwisupa zwa u shuma nga mulayo, zwa ndingedzo, milayo ya u vhulunga na u vhulunga data na u vhidza nga u pambara, na u nanga software ya tshikolo ye i tevhelaho POPIA. Nga u vha u bumba framework ya POPIA ya tshikolo tshau kana u sedza milayo yo vhonaho, zwikwama zwi tevhelaho zwi nea matendedz a shumaho a u bva kha thaidzo ya Information Regulator.

POPIA Ndi Mini na Nga Ndi Nga Zwihi Zwikolo Zwi Fanela U Zwi Tshiphisa?

The Protection of Personal Information Act (Act 4 of 2013) ndi mulayo wa South Africa wa u sireletsa data, wo bveledzelwaho u sireletsa zwivhiwa zwa muthu muthihi na u tendela u shuma data nga vhuthihi. POPIA i shuma kha mafaro othe—kusasazwa na zwikolo—ane a shumisa zwivhiwa zwa muthu, u bveledza zwivhili zwisupa zwa u shuma nga mulayo na u nea vhathu vha vhukoni kha data yavho.

Nga nndi POPIA i vha na ndeme kha zwikolo:

Zwikolo zwi shumisa zwivhiwa zwa muthu zwinzhi nga duvha: maina a vhagudi, mafhio, manomoro a ID, ndivho ya vhurathi, maitele a thuto, ndivho ya vhabebi, ndivho ya mali, na zwinwe. Fhasi ha POPIA, zwikolo ndi “vhane vha kondelelwa” vho nayo zwitea zwa mulayo zwa u sireletsa ndivho iyi. Hu sa tevhelwi zwi nga bvela kha:

Mishumo ya u laula: U fhira R10 million kana u vhofhelwa kha jere minwaha ya 10
U onwa ha vhudzi: Vhathu na vhathu vha tshikolo vha nga si pfari
Zwitea zwa mulayo: Zwiimbi zwa tshifhinga zwa data subjects
U shuma kha Mulayo: U lwa nga Information Regulator
U khakhelwa ha mushumo: U lugisa na matendedz a u tevhela

Zwivhili zwisupa zwa POPIA zwa u shuma nga mulayo:

Zwivhili	Zwi ambara mini kha zwikolo
U kondelelwa	U tendela u tevhela POPIA; u nanga Information Officer na u rejistra na Information Regulator.
Thothi ya u shuma	U kuvhanganya na u shuma zwivhiwa zwa muthu zwi no tea kha ndivho yo no tou tou.
Ndivho ya ndivho	U kuvhanganya kha ndivho dzo no tou tou, dza mulayo na u vhudza data subjects zwa u kuvhanganya na nga nndi.
Thothi ya u shuma zwinwe	Shumisani ndivho fhedzi kha ndivho ya u thoma kana ndivho dzo tendanaho; zwinwe ndingedzo kana mulayo.
Vhukuma ha ndivho	Vhulungani ndivho yo naka, yo alaho na ya tshifhinga; tendelani u lugisa.
U vula vhone	Vhonani vhone nga u shuma data; neani zwivhidzo na u tendela zwiimbi zwa u wana.
U sireletsa u sireletsa	Bveledzani matendedz a thekiniki na a mafaro u sireletsa data u bva kha vhonali, u wana hu sa tendelwi kana u khakhelwa.
U thetshelesa data subject	Tendelani vhathu u wana, u lugisa na, fhasi ha mulayo, u thutha zwivhiwa zwa muthu zwa vhone.

U zwi pfesesa zwivhili izi ndi tshipida tsha u tevhela POPIA kha zwikolo.

Zwivhiwa zwa Muthu kha Zwikolo zwi Bvelela Mini?

POPIA i talusa “zwivhiwa zwa muthu” nga u bveledza zwa muthu muthihi mupfi ane muthu a zwi tividzi, mupfi ane a vhuya, kana muthu wa mulayo. Kha tshikolo, izi zwi katela ndivho nnzhi ya vhagudi, vhabebi, vhasireletsi, vhashumi, na vhanwe.

Zwivhiwa zwa Muthu zwa Mugudi

Zwikolo zwi kuvhanganya zwivhiwa zwa muthu zwinzhi zwa vhagudi:

Ndivho ya u zwi tividza:

Maina othe na zwidodombedzwa
Manomoro a identity (ID kana passport)
Duvha la u bebwa
Vhukoloni
Mbeu (arali zwi kuvhanganywa kha u vhidza)
Vhudavha
Luambo lwa hayani

Ndivho ya u vhudza:

Fhio la u tshama
Fhio la poso
Ateresi dza email
Manomoro a foni (hayani, mobile, vhudza nga tshifhinga tsha vhukuma)
Ndivho ya mubebi/musireletsi

Ndivho ya thuto:

Manomoro a mugudi (LURITS)
Mavhiki a u tendelwa
Grade na class
Maitele a thuto (makhwatho, u linga, lipoti)
Maitele a u vha hone
Maitele a u laula
U thetshelesa kha zwigwada zwa nga ntha

Ndivho ya vhurathi na mupo:

Zwithu zwa vhurathi
Zwithu zwa u sa tendelwa
Zwa mereli
Ndivho ya medical aid
Ndivho ya ngaka
Maitele a u thivhela
Ndivho ya u khakhelwa

Ndivho ya mali:

Maitele a u fhedza mali ya tshikolo
Maemo a u sa fhedzi mali
Ndila dza u fhedza na ndivho ya bengi
Ndivho ya thuso kana bursary

Ndivho ya biometric:

Minwe (arali zwi shumiswa u wana kana u vha hone)
Zwifanyiso (kha makadhi a ID, buku ya ngudo, maitele a tshikolo)

Zwivhiwa zwa muthu zwa khethekanyo: POPIA i nea u sireletsa hafhu kha “zwivhiwa zwa muthu zwa khethekanyo,” zwine zwa katela:

Ndivho ya vhana (vhagudi fhasi ha minwaha 18)
Ndivho ya mupo (zwikovhe zwa vhurathi, u khakhelwa)
Ndivho ya biometric (minwe, zwifanyiso zwo shumiswaho u zwi tividza)

U shuma zwivhiwa zwa muthu zwa khethekanyo zwi toda matendedz a u tevhela a khulwane na, kha zwine zwa bvaho, ndingedzo yo vhoneaho.

Zwivhiwa zwa Muthu zwa Mubebi na Musireletsi

Zwikolo zwi shuma na zwivhiwa zwa muthu zwa vhabebi na vhasireletsi:

Maina othe na manomoro a ID
Ndivho ya u vhudza (mafhio, foni, email)
Ndivho ya mushumo (arali i tea kha zwiimbi zwa u sa fhedzi mali)
Ndivho ya mali (mushumo, maitele a u fhedza)
Vhukoni vha mugudi (mubebi, musireletsi, mune wa mulayo)

Zwivhiwa zwa Muthu zwa Mushumi

Ngeno ngudo iyi i sedza data ya mugudi na mubebi, zwikolo zwi shuma na zwivhiwa zwa vhashumi (fhasi ha POPIA na mulayo wa mushumo).

Tshipida: Arali ndivho i koni u tividza muthu muthihi, ndi zwivhiwa zwa muthu fhasi ha POPIA na u fanela u sireletswa.

U Shuma nga Mulayo na Ndingedzo kha Zwikolo

POPIA i bveledza zwivhili zwisupa zwine zwikolo zwi fanela u tendela u shuma zwivhiwa zwa muthu nga mulayo (zwo summarized kha tafura nga ntha). Zwi tevhelaho zwi talusa matendedz a shumaho kha zwivhili zwa u thoma, na tshifhinga na ndila ya u wana ndingedzo.

U kondelelwa na thothi ya u shuma

Zwikolo zwi tea u kondelelwa u tevhela POPIA, u tendela zwo theu zwa u shuma zwivhiwa zwa muthu zwi tevhela zwivhili zwa POPIA. I toda:

U nanga Information Officer: Nangani mushumi (zwine zwa vha muporofesa kana deputy) ane a kondelelwa POPIA
U bveledza milayo: Bveledzani milayo na matendedz a POPIA
U gudisa vhashumi: Tendelani vhashumi vho theu vha pfesesa zwa POPIA
U sedza u tevhela: Sedzani u tevhela nga tshifhinga
Maitele: Vhulungani maitele a u shuma data

Matendedz a shumaho:

Nangani Information Officer na u rejistra na Information Regulator
Bveledzani ngudo ya milayo ya u tevhela POPIA
Gudisani vhashumi vho theu nga zwa POPIA nga ngwaha
Sedzani u tevhela nga ngwaha
Vhulungani rejista ya u shuma data

Zwivhili 2: Thothi ya u Shuma

Zwikolo zwi nga shuma zwivhiwa zwa muthu zwi no tou tou kha ndivho yo no tou tou. Zwi ambara:

U kuvhanganya fhedzi zwa tea: Kuvhanganyani fhedzi ndivho ye i tea
A si data nnzhi: Musani u kuvhanganya ndivho nnzhi u feta zwa tea
Ndivho ndi ndivho: Ndivho nga nye i fanela u shuma ndivho yo vhoneaho

Mikana:

Nga vhone: U kuvhanganya manomoro a ID ya mugudi kha LURITS (i toda nga mulayo); u kuvhanganya ndivho ya vhurathi kha u sireletsa (i tea kha vhukuma ha mugudi).
Hu si nga vhone: U kuvhanganya ndivho ya mushumo ya mubebi arali i si tea kha zwiimbi zwa u sa fhedzi mali; u kuvhanganya zwifanyiso zwa mugudi kha zwi si zwa ndeme hu si na ndingedzo.

Matendedz a shumaho:

Sedzani maformo othe na mafhio a u kuvhanganya data
Bvisani zwikwama zwi si zwa ndeme kha maformo
Taludzani ndivho kha ndivho nga nye ye i kuvhanganywaho
Sedzani u kuvhanganya data nga tshifhinga

Zwivhili 3: Ndivho ya Ndivho

Zwikolo zwi fanela u vhudza data subjects (vhagudi na vhabebi) nga:

Ndivho ye i kuvhanganywaho
Nga nndi i kuvhanganywa (ndivho)
Nga ani vha nga i wana
Nga ndila i shumiswaho

Zwivhidzo zwa ndivho: Zwikolo zwi fanela u nea zwivhidzo zwa ndivho zwo vhoneaho musi zwi kuvhanganya zwivhiwa zwa muthu, zwi talusa:

Ndivho ya u kuvhanganya
Arali u kuvhanganya ndi zwa tea kana zwa vhuthihi
Mvelelo ya u sa nea ndivho
Nga ani vha nga wana ndivho
Ndi tshifhinga tshifhi ndivho i vhulungwa
Vhukoni ha data subject (u wana, u lugisa, u thutha)

Matendedz a shumaho:

Katelani zwivhidzo zwa POPIA kha maformo othe (maformo a u tendelwa, a ndingedzo, na zwinwe)
Bveledzani zwivhidzo zwa vhukuma kha website ya tshikolo
Neani zwivhidzo kha mikhoro ya vhabebi
Tendelani zwivhidzo zwi vha kha luambo lune vhabebi vha zwi pfesesa

Zwivhili 4: Thothi ya u Shuma Zwinwe

Zwikolo zwi nga shumisa zwivhiwa zwa muthu kha ndivho ye zwi kuvhanganywaho, nga fhasi ha:

U shuma hafhu ndi u tendana na ndivho ya u thoma
Data subject a tenda u shuma hafhu
U shuma hafhu hu toda nga mulayo

Mikana:

Nga vhone: U shumisa ndivho ya mugudi u rumela lipoti (i tendana na ndivho ya u thoma); u vhaisa ndivho ya mugudi na department ya thuto ya provinsi (i toda nga mulayo).
Hu si nga vhone: U shumisa ateresi dza email dza mubebi kha u rekisa hu si na ndingedzo; u vhaisa ndivho ya mugudi na vhanwe vhathu kha ndivho ya commerce hu si na ndingedzo.

Matendedz a shumaho:

Taludzani zwo theu zwa u shumisa zwivhiwa zwa muthu
Wani ndingedzo kha zwinwe zwo shumiswaho u fhira ndivho ya u thoma
Sedzani zwibvumelano zwa u vhaisa data na vhanwe
Tendelani zwo theu zwa u shuma zwi tendana na ndivho dza u thoma

Zwivhili 5: Vhukuma ha Ndivho

Zwikolo zwi fanela u tendela zwivhiwa zwa muthu zwi vha:

Zwa naka: Zwa naka na tshifhinga
Zwo alaho: Zwi katela ndivho yo theu ye i tea
Hu si u khakhela: Zwi sumbedza zwa vhukuma

Matendedz a shumaho:

Lugisani ndivho ya mugudi na mubebi nga tshifhinga
Lingisani vhukuma ha ndivho kha u rejistra nga ngwaha
Tendelani data subjects u lugisa ndivho yavho
Bvisani kana lugisani ndivho yo khakhelaho nga maanda
Bveledzani u linga data kha zwikolo zwa u laula tshikolo

Zwivhili 6: U Vula Vhone

Zwikolo zwi fanela u vula vhone nga u shuma zwivhiwa zwa muthu, zwi nea data subjects vhukoni ha:

Ndivho ye i vhulungwaho nga vhone
Nga ndila i shumiswaho
Nga ani vha nga i wana
Ndila ya u shumisa vhukoni havho

Matendedz a shumaho:

Publishani mulayo wa vhukuma kha website ya tshikolo
Neani zwivhidzo musi zwi kuvhanganya data
Tendelani zwiimbi zwa u wana nga maanda
Vhulungani u vula vhone kha zwo theu zwa u shuma data

Zwivhili 7: U Sireletsa

Zwikolo zwi fanela u bveledza matendedz a thekiniki na a mafaro u sireletsa zwivhiwa zwa muthu u bva kha:

Vhonali
U onwa
U wana hu si tendelwi
U thutha hu si tendelwi
U khakhela hu si tendelwi

U sireletsa ha thekiniki:

U laula u wana: Laulani u wana kha vhashumi vho tendelwaho fhedzi
U encrypt: Encryptani data ya vhukuma (nga maanda musi i vhulungwa kana i rumelwa)
U sireletsa password: Todani mapassword a maanda na u lugisa nga tshifhinga
Firewalls na antivirus: Sireletsani zwikolo u bva kha zwikovhe zwa cyber
Backups dza vhukuma: Back-upani data nga tshifhinga nga vhukuma
U lugisa zwikolo: Lugisani software na zwikolo

U sireletsa ha mafaro:

U gudisa vhashumi: Gudisani vhashumi nga u sireletsa data
Milayo ya u wana: Taludzani nga ani a nga wana ndivho
U tendela u pambara: Bveledzani matendedz kha u pambara
U sireletsa zwivhili: Sireletsani maitele (makabati a key, u laula u wana)
U laula vhasumi: Laulani u wana kha tshikolo na zwikolo

Matendedz a shumaho:

Sedzani u sedza vhukuma ha u sireletsa
Bveledzani u laula u wana (u wana nga ndila kha zwikolo zwa tshikolo)
Encryptani data ya vhukuma (nga maanda manomoro a ID ya mugudi, ndivho ya vhurathi)
Gudisani vhashumi nga password na u sedza phishing
Bveledzani ndivho ya u tendela u pambara
Sedzani na lugisani matendedz a u sireletsa nga tshifhinga

Zwivhili 8: U Thetshelesa Data Subject

Data subjects (vhagudi na vhabebi) vha na vhukoni fhasi ha POPIA:

Vhukoni ha u wana:

Zwiimbi zwa u wana zwivhiwa zwa muthu zwa tshikolo
Zwikolo zwi fanela u nea u wana nga tshifhinga tsha vhukuma

Vhukoni ha u lugisa:

Zwiimbi zwa u lugisa ndivho yo khakhelaho kana yo sa alaho
Zwikolo zwi fanela u lugisa ndivho nga maanda

Vhukoni ha u thutha:

Zwiimbi zwa u thutha zwivhiwa zwa muthu (fhasi ha zwa u vhulunga zwa mulayo)
Zwikolo zwi fanela u thutha ndivho musi i sa tou tea (nga fhasi ha u vhulunga i toda nga mulayo)

Vhukoni ha u hanedza:

Hanedzani u shuma zwivhiwa zwa muthu
Zwikolo zwi fanela u sedza zwiimbi na u tendela nga vhukuma

Matendedz a shumaho:

Bveledzani matendedz a u laula zwiimbi zwa u wana
Tendelani zwiimbi nga tshifhinga tsha POPIA (zwine zwa vha maoda 30)
Vhulungani maitele a zwiimbi zwo theu zwa u wana
Tendelani data subjects u lugisa ndivho yavho nga maanda
Taludzani zwigwada zwa u thutha zwiimbi

Zwa Ndingedzo kha Zwikolo

Ndingedzo ndi ndila inwe zwikolo zwi nga shuma zwivhiwa zwa muthu nga mulayo, fhedzi a i tou todwi. U pfesesa tshifhinga ndingedzo i tea na ndila ya u i wana nga vhukuma ndi zwa ndeme kha u tevhela POPIA.

Ndi Tshifhinga Tshifhi Ndingedzo i Toda?

Ndingedzo i toda musi:

Zwi shumisa zwivhiwa zwa muthu zwa khethekanyo (ndivho ya vhana, ndivho ya mupo, ndivho ya biometric) kha ndivho dzo fhira zwa tea kha thuto
Zwi shumisa zwivhiwa zwa muthu kha u rekisa kana ndivho ya commerce
Zwi vhaisa ndivho na vhanwe kha ndivho dzo si zwa ndeme
Zwi shumisa ndivho kha ndivho dzo fhira dza u kuvhanganya dza u thoma

Ndingedzo a i todwi musi:

U shuma ku tea kha u shuma contract (sa., contract ya u tendelwa tshikolo)
U shuma ku toda nga mulayo (sa., u vhidza kha department ya thuto ya provinsi)
U shuma ku tea u sireletsa ndivho ya vhukuma (sa., vhukuma ha mugudi)
U shuma ku vha kha ndivho ya vhathu (sa., zwa mupo wa vhathu)

Zwa ndeme: Kha vhagudi fhasi ha minwaha 18, ndingedzo i fanela u waniwa kha vhabebi kana vhasireletsi, a si kha vhagudi vhone.

Ndila ya u Wana Ndingedzo yo Tendelwaho

Ndingedzo yo tendelwaho fhasi ha POPIA i fanela u vha:

Ya vhuthihi: Yo neiwaho nga vhuthihi hu si u khakhelwa
Yo no tou tou: I tendana na ndivho yo no tou tou
Yo pfesesiswaho: Data subject u pfesesa zwa a tendelaho
Yo vhoneaho: Yo vhoneaho (a si u ambara)
Yo bviswaho: I koni u bviswa nga tshifhinga thihi

Maformo a ndingedzo a fanela u katela:

Taluso yo vhoneaho ya ndivho ye i kuvhanganywaho
Ndivho yo no tou tou ye ndingedzo yo neiwaho
Nga ani vha nga wana ndivho
Ndi tshifhinga tshifhi ndivho i vhulungwa
Vhukoni ha u bvisa ndingedzo
Mvelelo ya u sa nea ndingedzo (arali zwi shuma)

Matendedz a shumaho:

Shumisani luambo lwo vhoneaho, lulwane kha maformo a ndingedzo
Neani maformo a ndingedzo kha luambo lune vhabebi vha zwi pfesesa
Taludzani zwa ndingedzo kha mikhoro ya vhabebi
Tendelani vhabebi u bvisa ndingedzo nga maanda
Vhulungani maitele a ndingedzo yo neiwaho na yo bviswaho
Sedzani ndingedzo nga tshifhinga u tendela i sa vha yo tendelwaho

Zwine Zwa Bvaho Kha Zwikolo zwa Ndingedzo

Zwifanyiso na media:

Ndingedzo i toda u shumisa zwifanyiso zwa mugudi kha zwibveledzi zwa u rekisa, social media, kana zwi bveledzaho
Ndingedzo a i todwi kha maitele a tshikolo kana makadhi a ID
Ndila yo naka: Wani ndingedzo nga ngwaha kha media, u tendela vhabebi u talusa zwa u laula

Ndivho ya vhurathi:

Ndingedzo i toda u vhaisa ndivho ya vhurathi u fhira zwa tea kha u sireletsa nga tshifhinga tsha vhukuma
Ndingedzo a i todwi kha u kuvhanganya ndivho ya vhurathi ye i tea kha vhukuma ha mugudi
Ndila yo naka: Wani ndingedzo u vhaisa ndivho ya vhurathi na vhanwe (sa., vhadiredzi vha miedzi, vhane vha laula zwa u bva)

U vhaisa na vhanwe:

Ndingedzo i toda u vhaisa ndivho na vhanwe vha commerce
Ndingedzo a i todwi u vhaisa na department ya thuto ya provinsi (i toda nga mulayo)
Ndila yo naka: Wani ndingedzo yo no tou tou kha u vhaisa na muthihi na muthihi

U vhudza u rekisa:

Ndingedzo i toda u rumela email kana SMS dza u rekisa
Ndingedzo a i todwi kha u vhudza tshikolo (lipoti, ndivho ya mali, zwivhidzo zwa vhukuma)
Ndila yo naka: Neani opt-in kha u vhudza u rekisa u farana na u vhudza zwa ndeme

U Vhulunga Data, U Vhulunga na U Vhidza nga U Pambara

Zwikolo zwi fanela u vhulunga zwivhiwa zwa muthu nga vhukuma na u zwi vhulunga fhedzi nga tshifhinga tshi no tou tou. U pfesesa zwa u vhulunga zwi thusa zwikolo u tevhela POPIA na u tendela zwitea zwa mulayo.

Zwa U Vhulunga nga Vhukuma

U vhulunga digital:

Vhulungani data kha maserver a vhukuma na u laula u wana
Encryptani data ya vhukuma (nga maanda manomoro a ID, ndivho ya vhurathi, ndivho ya mali)
Bveledzani backups nga tshifhinga na encryption
Shumisani zwikolo zwa cloud zwa vhukuma zwa vhane vha tevhela POPIA
Laulani u wana kha vhashumi vho tendelwaho fhedzi
Sedzani access logs nga tshifhinga

U vhulunga zwivhili:

Vhulungani maitele kha makabati a key
Laulani u wana kha mafhio a u vhulunga
Bveledzani matendedz a u thutha maitele a tshifhinga tshi no fhela
Sireletsani mafhio ane maitele a vhulungwa
Laulani u wana ha vhasumi kha mafhio a u vhulunga maitele

Zwikolo zwa u laula tshikolo:

Nangani vhane vha nea software vha tevhela POPIA
Tendelani data i vhulungwa kha South Africa (kana na u sireletsa u rumela kha mafhio ane)
Lingisani vhane vha nea zwa u sireletsa zwa vhukuma
Sedzani zwibvumelano zwa u shuma data na vhane vha nea software

Tshifhinga Tsha U Vhulunga

Zwikolo zwi fanela u vhulunga zwivhiwa zwa muthu fhedzi nga tshifhinga tshi no tou tou, fhedzi milayo nnzhi i toda tshifhinga tsha u vhulunga tshi no fhela:

Mbeu ya maitele	Tshifhinga tsha u vhulunga
Maitele a thuto	U sa fheli (i toda nga department ya thuto ya provinsi)
Maformo a u tendelwa	Tshifhinga tsha u vha tshikolo na minwaha 5
Maitele a u vha hone	Minwaha 5 nga murahu mugudi a bva
Maitele a u laula	Minwaha 5 nga murahu mugudi a bva (kana nga mulayo wa provinsi)
Maitele a vhurathi	Tshifhinga tsha u vha tshikolo na minwaha 7
Maitele a u fhedza mali	Minwaha 5 (zwa tax na audit)
Zwiimbi zwa u sa fhedzi mali	Minwaha 5 nga murahu tshifhinga tsha u sa fhedzi tshi fhela
Maitele a mali	U sa fheli (SASA)
Ndivho ya mubebi	Nga mugudi a vha tshikolo, na minwaha 2
Ndivho ya mushumo ya mubebi	Fhedzi musi i tou tea kha u sa fhedzi mali
Maitele a mushumi	Minwaha 3 nga murahu mushumo u fhela (Basic Conditions of Employment Act)
Maitele a payroll	Minwaha 5 (zwa tax)

Zwa u vhulunga zwi nga fambelana na provinsi. Sedzani milayo ya department ya thuto ya provinsi yau.

Matendedz a U Thutha Data

Musi tshifhinga tsha u vhulunga tshi fhela, zwikolo zwi fanela u thutha zwivhiwa zwa muthu nga vhukuma:

Data ya digital:

Thuthani u bva kha zwikolo nga maanda (a si u fhedzi u marka u thuthiwaho)
Tendelani backups zwo thuthiwaho na zwo
Lingisani u thutha zwo alaho
Taludzani zwa u thutha

Maitele a zwivhili:

Shred kana incinerate maitele a pampiri
Tendelani u thutha zwo alaho na zwo sa bveli
Taludzani zwa u thutha
Vhulungani maitele a zwo thuthiwaho na tshifhinga

Matendedz a shumaho:

Bveledzani mulayo wa u vhulunga na u thutha data
Sedzani data ye i vhulungwaho nga tshifhinga
Thuthani maitele a tshifhinga tshi no fhela nga vhukuma
Taludzani zwo theu zwa u thutha
Tendelani vhane vha nea software vha koni u thutha data musi zwiimbi zwa bvela

Zwiimbi zwa U Wana na Vhukoni ha Data Subject

Fhasi ha POPIA, data subjects (vhagudi na vhabebi) vha na vhukoni ha u wana, u lugisa, na u thutha zwivhiwa zwa muthu zwa vhone. Zwikolo zwi fanela u vha na matendedz a u laula zwiimbi izi nga maanda na u tevhela.

Vhukoni ha U Wana

Data subjects vha nga zwiimba:

U tendela tshikolo tshi vhulunga zwivhiwa zwa muthu zwa vhone
U wana zwivhiwa zwa muthu zwa vhone
Ndivho nga ndila data yavho i shumiswaho
Ndivho ya vhanwe vhane vha na u wana ndivho yavho

Ndila ya u laula zwiimbi zwa u wana:

U tendela u wana: Tendelani u wana zwiimbi nga maoda 5
U linga identity: Tendelani muthu ane a zwiimba ndi mune wa ndivho
U kuvhanganya ndivho: Kuvhanganyani zwivhiwa zwa muthu zwo theu zwa vhukuma
U sedza zwa u bvisa: Lingisani arali ndivho i bviswa (sa., ndivho ya muthu muthihi)
U nea u wana: Neani ndivho nga maoda 30 (i koni u bveledzelwa kha maoda 60 nga u tendela)
Maitele: Vhulungani maitele a zwiimbi zwo theu zwa u wana

Format ya u nea u wana:

Neani ndivho kha format yo vhoneaho, yo pfesesiswaho
Taludzani zwigwada zwa thekiniki
Neani zwigwada zwa maitele arali zwi zwiimbwa
Tendelani u sedza maitele a u thoma arali zwi tendelwa

Mali:

Zwikolo zwi nga bvisa mali yo vhukuma kha u nea u wana (sa., photocopy)
Mali a i faneli u vha nnzhi
Neani ndivho ya mali phannda ha u laula zwiimbi

Vhukoni ha U Lugisa

Data subjects vha nga zwiimba u lugisa ndivho yo khakhelaho, yo sa alaho, kana yo khakhelaho.

Ndila ya u laula zwiimbi zwa u lugisa:

U linga u lugisa: Lingisani arali u lugisa ndi zwa naka
U lugisa maitele: Lugisani ndivho kha zwikolo zwo theu na maitele
U vhudza vhanwe: Arali ndivho yo vhaisiwaho, vhudzani vhanwe nga u lugisa
U tendela u fhela: Vhudzani data subject u lugisa ku fhela
Maitele: Vhulungani maitele a zwiimbi zwa u lugisa

Matendedz a shumaho:

Tendelani u lugisa ndivho ya u vhudza nga maanda (portals, maformo)
Lingisani u lugisa kha ndivho ya ndeme (manomoro a ID, ndivho ya vhurathi)
Lugisani zwikolo zwo theu nga tshifhinga thihi
Vhudzani vhashumi vha vhukuma nga u lugisa
Vhulungani audit trail ya u lugisa

Vhukoni ha U Thutha

Data subjects vha nga zwiimba u thutha zwivhiwa zwa muthu zwa vhone, fhedzi zwikolo zwi nga hanedza arali:

U vhulunga ku toda nga mulayo (sa., maitele a thuto)
U vhulunga ku tea kha ndivho (sa., zwa mulayo zwi khou shuma)
U thutha zwi nga onwa data subject kana vhanwe

Ndila ya u laula zwiimbi zwa u thutha:

Sedzani zwa u vhulunga: Lingisani arali ndivho i fanela u vhulungwa nga mulayo
Lingisani mvelelo: Sedzani mvelelo ya u thutha kha mushumo wa tshikolo na data subject
Bveledzani zwigwada: Tendelani kana hanedzani u thutha nga zwa vhoneaho
U thutha: Arali zwo tendelwa, thuthani ndivho nga vhukuma
U vhudza vhanwe: Arali ndivho yo vhaisiwaho, zwiimbani vhanwe u thutha
U tendela u fhela: Vhudzani data subject nga mvelelo
Maitele: Vhulungani maitele a zwiimbi zwa u thutha na zwigwada

Matendedz a shumaho:

Bveledzani matendedz a vhone a u laula zwiimbi zwa u thutha
Taludzani nga nndi zwiimbi zwa u thutha zwo hanedzwaho
Thuthani ndivho nga vhukuma musi u thutha u tendelwa
Vhulungani maitele a u thutha
Tendelani vhane vha nea software vha koni u thutha data musi zwi zwiimbwa

Zwa U Vhidza nga U Pambara

POPIA i toda zwikolo u vhidza Information Regulator na data subjects vhane vha khakhelwaho musi zwivhiwa zwa muthu zwi pambara. U pfesesa zwa u vhidza zwi thusa zwikolo u tendela nga maanda na u tevhela.

U Pambara Ndi Mini?

U pambara u bvelela musi zwivhiwa zwa muthu zwi:

Zwi laila kana zwi thuthwa
Zwi khakhelwa hu si tendelwi
Zwi wanwa kana zwi vhaiswa hu si tendelwi
Zwi shumiswa hu si tendelwi

Mikana ya u pambara:

U wana tshikolo tsha u laula tshikolo hu si tendelwi
Vhonali kana u bvisa zwikolo zwi katelaho zwivhiwa zwa muthu
Email yo rumelwaho kha muthu wo khakhelaho i katelaho zwivhiwa zwa muthu
Ransomware i encrypta zwikolo zwa tshikolo
U bvisa maitele kana maitele nga zwivhili
U vhaisa hu si tendelwi kha u bveledza kana mikhoro

Zwa U Vhidza nga U Pambara

Vhudzani Information Regulator:

Tshifhinga: Nga maanda nga murahu u zwi pfesesa u pambara
Tshifhinga: Fhasi ha maawa 72 arali zwi konadzea, kana nga maanda nga murahu
Ndila: Rumelani form ya u vhidza nga u pambara kha Information Regulator
Ndivho ye i todwa: Taluso ya u pambara, zwigwada zwa data zwi khakhelwaho, nomoro ya data subjects vhane vha khakhelwaho, mvelelo dzo tendelwaho, matendedz o shumiswaho u lugisa u pambara

Vhudzani data subjects vhane vha khakhelwaho:

Tshifhinga: Nga maanda nga murahu u zwi pfesesa u pambara
Tshifhinga: Hu si na u khakhela
Ndila: U vhudza (email, letter, SMS) kana zwivhidzo arali u vhudza hu si konadzea
Ndivho ye i todwa: Taluso ya u pambara, mvelelo dzo tendelwaho, matendedz o shumiswaho, zwa u tendela data subjects

Zwa u bvisa: Zwikolo a zwi tou todwi u vhidza data subjects arali:

Information Regulator i sedza u vhidza a si ndeme
Matendedz a u sireletsa a vha hone (sa., encryption) na u pambara a u tendelwi u bvela kha u onwa
U vhidza zwi nga toda mushumo nnzhi (zwine zwa tendela zwivhidzo zwa vhathu)

Ndivho ya U Tendela U Pambara

Zwikolo zwi fanela u bveledza ndivho ya u tendela u pambara:

Step 1: U laula u pambara

Thivhelani u pambara nga maanda arali zwi konadzea
Vhambedzani zwikolo zwi khakhelwaho
Thivhelani u wana hafhu hu si tendelwi
Sireletsani mafhio a zwivhili arali zwi shuma

Step 2: U linga u pambara

Sedzani ndivho ye ya pambara
Tividzani vhagudi vhanzhi vhane vha khakhelwaho
Lingisani vhukuma na mvelelo dzo tendelwaho
Sedzani arali u pambara ku vhidza

Step 3: U vhidza

Vhudzani Information Regulator fhasi ha maawa 72
Vhudzani data subjects vhane vha khakhelwaho hu si na u khakhela
Vhudzani vhane vha tea arali zwi toda (sa., SAPS kha u bvisa)

Step 4: U sedza

Sedzani u pambara nga maanda
Tividzani nga nndi zwa u thoma
Taludzani zwi wanwaho
Bveledzani matendedz u thivhela u bvelela hafhu

Step 5: U lugisa

Lugisani zwikovhe zwa u sireletsa
Bveledzani u sireletsa hafhu
Neani thuso kha data subjects vhane vha khakhelwaho
Sedzani u bvelela hafhu

Step 6: U sedza na u lugisa

Sedzani u shuma ha u tendela u pambara
Lugisani matendedz a u sireletsa
Lugisani milayo na matendedz
Neani u gudisa hafhu kha vhashumi

Matendedz a shumaho:

Bveledzani ndivho ya u tendela u pambara
Nangani tshigwada tsha u tendela u pambara
Gudisani vhashumi nga u tividza na u vhidza u pambara
Vhulungani ndivho ya u vhudza ya Information Regulator
Lugisani zwigwada zwa u vhidza nga u pambara
Sedzani u tendela u pambara nga tshifhinga
Sedzani na lugisani ndivho nga ngwaha

U Nanga Software ya Tshikolo ye i Tevhelaho POPIA

Software ya u laula tshikolo i shumisa zwivhiwa zwa muthu zwinzhi, zwi vha u tevhela POPIA ndi zwa ndeme musi u nanga software. U nanga software ye i tevhelaho POPIA zwi thusa zwikolo u tendela zwitea zwa vhone na u sireletsa data ya mugudi na mubebi.

Zwa U Tevhela POPIA

U sireletsa data:

Encryption ya data musi i rumelwa na musi i vhulungwa
U laula u wana na vhukoni zwa ndila
U lugisa u sireletsa nga tshifhinga na patches
U tendela nga vhukuma (multi-factor u tendela u tendelwa)
Audit logs ya u wana data na u khakhela

U vhulunga data:

Data i vhulungwa kha South Africa (kana u sireletsa u rumela kha mafhio)
Backups dza vhukuma nga tshifhinga
Vhukoni ha u bvela data
U thutha data nga vhukuma musi zwi zwiimbwa

U laula u wana:

U wana nga ndila (vhaprofesa, vhadiredzi, vhashumi vha admin vha na u wana ho fambelaho)
U tendela na u tendela mushumi
U laula session na timeout
U rejista na u sedza mushumo

Vhukoni ha data subject:

Vhukoni ha u rumela zwivhiwa zwa muthu (kha zwiimbi zwa u wana)
Vhukoni ha u lugisa ndivho nga maanda
Vhukoni ha u thutha ndivho (fhasi ha zwa u vhulunga)
Audit trail ya zwo theu zwa u khakhela

Privacy by design:

U kuvhanganya data fhedzi (zwikwama zwa tea fhedzi)
Ndivho yo laulwaho i bveledzelwa kha ndivho
Zwa u fokola data
Zwigwada zwa vhukuma na u laula

Mbudziso dza u Vhudza Vhane Vha Nea Software

U sireletsa:

Ndi matendedz afhi a u sireletsa data?
Data i encrypted? (musi i rumelwa na i vhulungwa?)
Data i vhulungwa ngafhi? (South Africa kana ngafhi?)
Ndi u laula u wana uhini ho wanaho?
Ho na audit logs ya u wana data?

U tevhela:

Software i tevhela POPIA?
Ho na certificate kana u linga ha POPIA?
Ndi zwibvumelano zwa u shuma data zwa vhukuma zwa vhone?
Ndi ndila i laulwaho zwiimbi zwa data subject zwa u wana?
Ndi nga thutha data musi zwi zwiimbwa (fhasi ha zwa u vhulunga)?

U laula data:

Re nga rumela data yashu?
Re nga lugisa ndivho nga maanda?
Ndi tshifhinga tshifhi murahu re vhulunga data yashu?
Ndi zwinwe zwinwe zwa data arali re khou bvisa service?
Ndi vhaisa data yashu na vhanwe?

Thuso:

Ndi u gudisa uhini kha u tevhela POPIA?
Ho na maitele nga zwa u tevhela POPIA?
Thuso i wanaho ngafhi arali re na mbudziso dza POPIA?
Ndi nea thuso kha u vhidza nga u pambara?

Zwibvumelano zwa U Shuma Data

Musi zwi shumisa software ya tshikolo, zwikolo zwi fanela u vha na zwibvumelano zwa u shuma data (DPAs) na vhane vha nea software. DPAs zwi fanela u talusa:

Ndivho ya u shuma: Data ifhi i shumiswa na nga nndi
Matendedz a u sireletsa: Matendedz afhi vhane vha nea vha nga bveledza
Fhio la data: Data i vhulungwa ngafhi
U vhaisa na vhanwe: Arali data i vhaiswa na vhanwe
Vhukoni ha data subject: Ndila vhane vha nea vha nga thusa na zwiimbi zwa u wana
U vhidza nga u pambara: Ndila vhane vha nea vha nga vhidza zwikolo nga u pambara
U thutha data: Ndila data i thuthwa musi i sa tou tea
U tevhela: U kondelelwa ha vhane vha nea kha u tevhela POPIA

Matendedz a shumaho:

Sedzani milayo ya vhukuma ya vhane vha nea na zwigwada zwa service
Zwiimbani zwibvumelano zwa u shuma data kha vhane vha nea
Tendelani zwibvumelano zwi tevhela zwa POPIA
Vhulungani zwigwada zwo theu zwa zwibvumelano
Sedzani zwibvumelano nga ngwaha

Kha zwinwe zwa u laula tshikolo na u tevhela, sedzani ngudo yashu ya SGB financial management na ngudo ya LURITS number.

POPIA Compliance Checklist kha Zwikolo

Shumisani checklist iyi u linga u tevhela POPIA ha tshikolo tshau:

U Laula na U Kondelelwa

Information Officer yo nangwa na u rejistra na Information Regulator
Mulayo wa u tevhela POPIA wo bveledzelwa na u tendelwa nga SGB
Vhashumi vho gudiswaho nga zwa POPIA (u gudisa nga ngwaha)
Zwitea zwa u tevhela POPIA zwo nangiwa kha vhashumi vho no tou tou
U sedza u tevhela nga tshifhinga (nga ngwaha)
Rejista ya u shuma data i vhulungwa

U Kuvhanganya na U Shuma Data

Maformo othe a u kuvhanganya data a katela zwivhidzo zwa POPIA
Zwivhiwa zwa muthu zwa tea fhedzi zwi kuvhanganywa
Ndivho kha ndivho nga nye i taludzwa
Ndingedzo yo wanwa musi i toda (zwifanyiso, u rekisa, u vhaisa na vhanwe)
Maformo a ndingedzo a vhonea, a no tou tou, na a bviswaho
Maitele a ndingedzo a vhulungwa

U Vhulunga Data na U Sireletsa

Zwivhiwa zwa muthu zwi vhulungwa nga vhukuma (zwo encrypted arali zwi tea)
U laula u wana ku bveledzelwa (u wana nga ndila kha zwikolo)
Maitele a zwivhili a vhulungwa kha mafhio a vhukuma a key
Backups nga tshifhinga na encryption
Matendedz a u sireletsa a sedzwa na lugiswa nga tshifhinga
Vhashumi vho gudiswaho nga password na u sedza phishing
Ndivho ya u tendela u pambara yo bveledzelwa

U Vhulunga Data na U Thutha

Mulayo wa u vhulunga data wo bveledzelwa (zwi tendana na zwa mulayo)
Tshifhinga tsha u vhulunga tshi taludzwa kha mbeu nga nye ya ndivho
U sedza nga tshifhinga u tividza maitele a tshifhinga tshi no fhela
Matendedz a u thutha nga vhukuma a bveledzelwa kha maitele a tshifhinga tshi no fhela
Zwa u thutha zwo taludzwa

Vhukoni ha Data Subject

Matendedz a u laula zwiimbi zwa u wana a bveledzelwa
Matendedz a u laula zwiimbi zwa u lugisa a bveledzelwa
Matendedz a u laula zwiimbi zwa u thutha a bveledzelwa
Zwiimbi zwi tendelwa nga tshifhinga tsha POPIA
Maitele a zwiimbi na zwi tendelwaho a vhulungwa
Ndila dzo nwandamo dzo neiwaho kha data subjects u lugisa ndivho yavho

U Vhaisa na Vhanwe

Zwo theu zwa u vhaisa na vhanwe zwo taludzwa
Zwibvumelano zwa u shuma data zwi na vhane vha nea software
Vhanwe vho lingiwaho u tevhela POPIA
Ndingedzo yo wanwa kha u vhaisa na vhanwe zwa u si ndeme
U sedza zwa u vhaisa na vhanwe nga tshifhinga

U Vhidza nga U Pambara

Ndivho ya u tendela u pambara yo bveledzelwa
Tshigwada tsha u tendela u pambara tshi nangiwa
Vhashumi vho gudiswaho nga u tividza na u vhidza u pambara
Ndivho ya u vhudza ya Information Regulator i vhulungwa
Zwigwada zwa u vhidza nga u pambara zwo lugiswa
Matendedz a lingiwaho nga u sedza

Maitele na U Vula Vhone

Mulayo wa vhukuma u published kha website ya tshikolo
Zwivhidzo zwa ndivho zwo newa musi zwi kuvhanganya data
Ndivho ya POPIA i katelwa kha admission packs
Vhabebi vho vhudzwa nga u shuma data kha mikhoro
Milayo na matendedz yothe i taludzwa
Zwa u tevhela zwo taludzwa na zwo vhulungwa

Software na Thekiniki

Software ya tshikolo yo lingiwaho u tevhela POPIA
Zwibvumelano zwa u shuma data zwi na vhane vha nea software
Zwa u sireletsa zwa software zwo sedzwa na zwo tendelwa
U laula u wana ku configured nga vhukuma
Audit logs zwo tendelwa na zwo sedzwa
Vhukoni ha u rumela data zwo lingiwaho

U linga:

0–10 zwo lingiwaho: Zwikwama zwa ndeme—u shuma nga maanda
11–20 zwo lingiwaho: Zwikwama zwa ndeme—u shuma zwa u thoma
21–30 zwo lingiwaho: U tevhela ho naka—tshimbila na u lugisa
31+ zwo lingiwaho: U tevhela ho maanda—vhulungani na sedzani nga tshifhinga

Ndila Yo Naka

Shumisani u tevhela POPIA sa zwitea zwa tshipida na u nanga tshifhinga na vhashumi. Neani u gudisa POPIA nga ngwaha kha vhashumi vho theu na u zwi katela kha u tendelwa. Vhulungani maitele a u shuma data, ndingedzo, na zwiimbi zwa u wana. Sedzani u tevhela nga ngwaha na u sedza milayo na matendedz nga ngwaha. Nangani software ye i tevhelaho POPIA, bveledzani encryption na u laula u wana, na tendelani zwiimbi zwa data subject nga maanda. Vhudzani vha mulayo kana vha POPIA kha mbudziso dza vhukuma.

U tevhela POPIA kha zwikolo ndi zwa mulayo zwa zwitea zwa vhukuma zwa hu sa tevhelwi. Vhaprofesa, vhalauli vha tshikolo, na vhanwe vha SGB vha fanela u tendela tshikolo tshau tshi shuma zwivhiwa zwa muthu nga mulayo na nga vhukuma. U tevhela ku toda mushumo—milayo, u gudisa vhashumi, matendedz a u sireletsa, na u laula zwiimbi zwa u wana—fhedzi u sireletsa data ya mugudi na mubebi, u bumba vhuthihi, na u tambula mishumo.

Kha platform thihi ye i thusaho zwikolo zwa South Africa u tevhela DBE, u laula data ya vhagudi nga vhukuma, na u laula lipoti na u kuvhanganya mali kha fhio thihi, sedzani Fundisa.

Mbudziso dza u Vhudzwa Nga Maanda

Naa zwikolo zwi tea u rejistra na Information Regulator?

Ee. Zwikolo zwi fanela u nanga Information Officer (zwine zwa vha muporofesa) na u rejistra Information Officer na Information Regulator. U rejistra a u bvisi mali na u koni u itwa online kha website ya Information Regulator. Information Officer ndi mune wa u tendela u tevhela POPIA na u vha fhio la u vhudza zwa POPIA.

Naa zwikolo zwi nga vhaisa ndivho ya mugudi na zwikolo zwinwe kana mafaro?

Zwikolo zwi nga vhaisa ndivho ya mugudi kha zwine zwa bvaho:

Ku toda nga mulayo: U vhaisa na department ya thuto ya provinsi, SAPS (kha zwa vhukuma), kana vhanwe musi mulayo u toda
Na ndingedzo: U vhaisa na vhanwe musi vhabebi vho nea ndingedzo yo vhoneaho
Kha ndivho: U vhaisa ndivho ye i tea kha vhukuma ha mugudi, thuto, kana zwinwe zwa vhukuma

Zwikolo zwi fanela u linga ndivho ya mulayo ya u vhaisa na u wana ndingedzo musi i toda. U vhaisa hothihi zwi fanela u taludzwa, na zwibvumelano zwa u shuma data zwi fanela u vha na vhanwe.

Ndi zwinwe zwinwe zwa u pambara data arali tshikolo tshi pambara?

Arali tshikolo tshi pambara data:

Laulani u pambara nga maanda u thivhela u wana hafhu hu si tendelwi
Lingisani u pambara u sedza ndivho ye ya pambara na vhagudi vhanzhi vhane vha khakhelwaho
Vhudzani Information Regulator fhasi ha maawa 72 (kana nga maanda)
Vhudzani data subjects vhane vha khakhelwaho hu si na u khakhela, zwi talusa zwa bvelele na zwa vha fanela u ita
Sedzani u pambara u tividza nga nndi
Lugisani nga u lugisa zwikovhe na u bveledza u sireletsa hafhu
Sedzani na lugisani matendedz a u sireletsa u thivhela u pambara hafhu

Zwikolo zwi fanela u vha na ndivho ya u tendela u pambara u tendela zwi koni u tendela nga maanda na u tevhela.

Ndi tshifhinga tshifhi zwikolo zwi fanela u vhulunga maitele ya mugudi?

Zwa u vhulunga zwi fambelana na mbeu ya maitele:

Maitele a thuto: Vhulungani u sa fheli (i toda nga department ya thuto ya provinsi)
Maformo a u tendelwa: Vhulungani tshifhinga tsha u vha tshikolo na minwaha 5
Maitele a u vha hone: Vhulungani minwaha 5 nga murahu mugudi a bva
Maitele a u laula: Vhulungani minwaha 5 nga murahu mugudi a bva (kana nga mulayo wa provinsi)
Maitele a vhurathi: Vhulungani tshifhinga tsha u vha tshikolo na minwaha 7

Zwa u vhulunga zwo no tou tou zwi nga fambelana na provinsi—sedzani milayo ya department ya thuto ya provinsi yau. Zwikolo zwi fanela u thutha maitele nga vhukuma musi tshifhinga tsha u vhulunga tshi fhela.

Naa vhabebi vha nga zwiimba u thutha maitele a thuto a vhana vhavho?

Nga vhukuma, aaa. Maitele a thuto a fanela u vhulungwa u sa fheli sa zwa toda nga department ya thuto ya provinsi na SASA. Fhedzi, vhabebi vha nga zwiimba u thutha zwinwe (sa., zwifanyiso zwo shumiswaho u rekisa, ndivho ya u vhudza nga murahu mugudi a bva) fhasi ha zwa u vhulunga. Zwikolo zwi fanela u talusa zwa u vhulunga kha vhabebi na u shuma navho u lugisa zwa vha khou khou tendela zwitea zwa mulayo.